SURAT NIAGA
Surat niaga disebut juga sebagai
surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi
bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Pertukaran
informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat sebagai medianya.
Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai korespondensi niaga.
Macam-macam
surat niaga/surat bisnis
1. Surat Perkenalan (introduction letter)
2. Surat Permintaan penawaran (letter of inquiry)
3. Surat Penawaran (offered)
4. Surat Pesanan (ordered atau purchase
order/PO)
5. Surat Pemberitahuan pengiriman
barang/surat konfirmasi barang
6. Surat Penolakan Pesanan
7. Surat Pengiriman Pesanan
8. Surat Pengaduan dan
9. Surat Penyelesaian pengaduan
10. Surat Penagihan dan jawabannya
11. Surat Pengiriman Pembayaran
12. Surat Penangguhan Pembayaran
Dalam menulis surat niaga ada juga
hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:
a) Menetapkan tujuan
b) Menetapkan isi surat
c) Nama dan jenis barang
d) Merk dan kualitas barang
e) Banyak barang yang ditawar
f) Penetapan tata urutan isi surat
g) Menyelesaikan setiap bagian isi
surat satu persatu
h) Hindari penggunaan singkatan
1.
Surat Perkenalan
Hal-hal
yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat perkenalan adalah:
a) Penggunaan
bahasa yang sopan dan hormat perlu mengenalkan:
a)
Nama
perusahaan,
b)
Alamat
perusahaan dan nomor teleponnya,
c)
Bidang
usahanya,
d)
Manfaat
atas barang yang dikenalkannya
b)
Kapan
perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya atau lamanya berdiri
c) Bahasa
yang digunakan mampu meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang ditawarkan mempunyai
kualitas yang tinggi
Hal-hal
yang perlu dilampirkan:
a) Surat
izin dari pemerintah daerah setempat
b) Surat
izin usaha perdagangan
c) Neraca
terakhir dari perusahaan
d) Surat
rekomendasi dari bank
e) Surat
rekomendasi dari instansi yang menjadi langganan
f) Susunan
struktur organisasi
Informasi tentang perusahaan penjual
yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah:
a) Nama perusahaan dan bidang usaha
atau kegiatannya
b) Gambaran kemampuan yang dimiliki,
tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
c) Pekerjaan/projek yang pernah
ditangani
d) Harapan atau prospek yang
dikehendaki oleh penjual
e) Khusus surat perkenalan kepada
instansi pemerintah harus dilampiri Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha
Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2.
Surat Permintaan Penawaran
Di dalam surat permintaan penawaran
barang biasanya calon pembeli menanyakan :
a)
Nama dan jenisbarang
b)
Ciri-ciri khusus (spesifikasi)
barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain
c)
Harga satuan
d)
Potongan harga
e)
Brosur
f)
Cara pembayaran
g)
Cara penyerahan
h)
Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli,
seperti service gratis, garansi, dan lain- lain yang
merupakanlayananpenjual (after sales service)
3.
Surat
Penawaran
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran:
a)
Nama/jenis barang yang ditawarkan
b)
Kualitas, merk barang
c)
Jumlah barang yang ditawarkan
d)
Harga satuan
e)
Potongan harga yang diberikan
f)
Syarat pembayaran
g)
Cara pengiriman
Syarat
surat penawaran yang harus dipenuhi :
a)
Bahasa surat harus menarik.
b)
Isi surat tidak boleh bertentangan dengan
kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.
c)
Isi surat harus memotivasi pembaca
agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yangditawarkan.
d)
Surat penawaran harus berisi
keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar.
4.
Surat Pesanan
Yang penting di dalam surat pesanan harus disebut dengan
jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi
pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau
tidak, yaitu :
a)
Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain
barang yang dipesan.
b)
Jurnlah atau banyaknya pesanan.r
c)
Cara pembayann.
d)
Cara pengiriman atau cara penyerahan
yang dikehendaki.
e)
Waktu penyerahan atau waktu
pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).
Surat pengiriman
pesanan berisi :
a) Berdasarkan
order yang mana barang dikirim
b) Jenis
barang apa saja yang dikirim
c) Berapa
jumlah barang yang dikirim
d) Dengan
alat angkut apa barang yang dikirim
e) Dokumen
apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu
5.
Surat konfirmasi Pesanan
Dalam menyusun surat konfirmasi
pengiriman barang tersebut ada beberapa hal penting yang harus kita perhatikan
yaitu sebagai berikut:
a)
Referensi surat pemesanan barang
yang masuk sebelumnya
b)
Informasi tanggal pengiriman
c)
Informasi kapan barang yang dikirim
akan sampai kepada pemesan
Selain beberapa hal di atas biasanya
akan ada juga informasi mengenai dokumen lain yang perlu ditandatangani oleh si
penerima atau pemesan.
6.
Surat
Penolakan Pesanan
Syarat membuat surat penolakan pesanan, yaitu:
a) Penjual
yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu
kepada pemesan secepatnya
b) Surat
penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis
c) Penolakan
perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan
pemesan tetap terjalin.
Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual
terpaksa menolak pesanan, karena:
a) barang
yang dipesan tidak ada atau sudah habis,
b) tidak
tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang,
c) tidak disetujuinya cara pembayaran yang
diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit,
sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
7.
Surat Pengiriman Pesanan ( Barang)
Surat pemberitahuan pengiriman
barang adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan maksud
untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikrim ke
alamat pembeli. Pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang harus disertai
dengan faktur. Bila barang yang dikirimkan mrnggunakan peti, maka harus
dilampiri packing list.
Fungsi surat pemberitahuan
pengiriman barang, antara lain:
a)
Untuk meyakinkan pembeli bahwa
pesanan sudah dilayani dengan baik.
b)
Sebagai pedoman untuk pengiriman
barng.
c)
Sebagai alat untuk mengecek apakah
barang yang dikirim sesuai dengan yang dipesan.
d)
Sebagai alat penagih bila pembeli
lupa atau tidak mau membayar
Hal-hal yang tercantum dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang adalah:
a)
Nama dan jenis barang yang akan
dikirim.
b)
Jumlah barang.
c)
Harga barang.
d)
Kualitas barang.
e)
Cara pengangkutan barang.
f)
Cara pengepakan.
g)
Keterangan-keterangan lain yang
dilampirkan.
Penyusunan surat pemberitahuan
pengiriman barang adalah sebagai berikut:
a)
Hubungkan dengan surat terdahulu.
b)
Beri penghargaan kepada pemesan.
c)
Beri keyakinan kepada pemesan bahwa
pesanan dilakukan dengan sebaik-baiknya.
d)
Beri alas an yang jelas bila pesanan
tidak dapat dipenuhi.
e)
Akhiri dengan memberikan harapan
yang positif.
Dalam pengiriman barang pesanan
pembeli, penjual harus memperhatikan hal-hal berikut ini:
a)
Bungkus barang dengan baik agar
tidak rusak rusak atau hilang.
b)
Perhatikan waktu yang ditetapkan pembeli
agar tidak terlambat.
c)
Hindari kekeliruan pengiriman barang
agar tidak membuang waktu.
d)
Gunakan transportasi yang sesuai.
e)
Beri kode/tanda yang mudah dikenali
pada pengiriman barang dengan peti.
FakturFaktur merupakan surat bukti perhitungan atas barang-barang yang diperjualbelikan serta potongan yang diberikan dari perhitungan harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual beli dibagi tiga, yaitu;
a)
Faktur biasa, merupakan surat bukti pembukuan dan
perincian perhitungan barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan
transaksi jual beli.
b)
Faktur performa, merupakan faktur yang isinya memuat
perincian barang yang akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk
mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang dikirimkan. Biasanya
dalam faktur tersebut dicantumkan kata PROFORMA.
c)
Faktur konsuler, faktur yang dibuat untuk kelengkapan
perdagangan luar negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya,
eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke Indonesia. Untuk itu, ia
harus melengkapinya dengan faktur yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat
Indonesia yang ada di New York
8.
Surat Pengaduan/Penuntutan
Surat penuntutan (claim) adalah surat tuntutan ganti rugi dari pihak yang
merasa dirugikan kepada pihak yang dianggap merugikan atau bersedia menanggung
kerugianAda beberapa kasus atau sebab – sebab yang mengakibatkan timbulnya penuntutan, diantaranya;
a)
Barang tidak sesuai dengan pesanan
b)
Barang sangat terlambat
c)
Barang rusak
d)
Berat atau jumlah barang berkurang
e)
Barang hilang
f)
Barang musnah karena kecekalaan
Jenis tuntutan yang diajukan tentunya harus disesuaikan, dapat berupa:
a)
Minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu
atau karena pengiriman barang sangat terlambat
b)
Minta dikirim barang baru sebagail pengganti barang
yang kurang, rusak, atau hilang dengan ongkos kirim menjadi tanggungan pihak
yang merugikan
c)
Minta potongan khusus (refaksi) karena kesalahan mutu
atau karena terlalu banyak barang yang rusak
d)
Membatalkan pesanan dan minta uang kembali apabila
pembayaran telah dilakukan
Pengajuan tuntutan kepada pihak yang dianggap merugikan harus memperhatikan
syarat-syarat:
a)
Penuntutan harus berdasarkan kejujuran dan keadilan
b)
Penuntutan harus didukung alasan yang logis dengan bukti
yang kuat
c)
Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus wajar dan
sesuai dengan kerugian yang dialami
d)
Surat penuntutan diajukan dengan bahasa yang sopan,
tetapi jelas dan lugas
9.
Surat Penyelesaian Pengaduan
Bila penjual menerima surat
pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi
surat ini antara lain :
- Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
- Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
- Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
- Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
- Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang
10.
Surat Penagihan
Pengiriman surat penagihan dilakukan oleh kreditur bila debitur tidak
membayar utangnya pada tanggal jatuh tempo, tanpa memberitahukan penangguhan
pembayaran kepada kreditur. Penulisan surat penagihan hendaknya dilakukan
dengan hati-hati dan bijaksana, sebab debitur yang tidak/belum membayar
utangnya mungkin karena tidak sengaja, mungkin lupa, atau dalam kesulitan
keuangan. Dalam gaya pasti, tetapi dengan tindakan yang hati-hati, ramah, dan
sopan untuk mendapatkan hasil penagihan tanpa merusak hubungan baik. Tujuan
penagihan bukan semata-mata mendapat uang, melainkan juga untuk mempertahankan
hubungan baik dengan pihak debitur.Pokok-pokok yang perlu dikemukan dalam surat penagihan adalah mentyebut :
a)
Tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah
berlalu
b)
Tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal
tersebut berlalu
c)
Besarnya tunggakan yang harus dibayar oleh debitur
d)
Cara pengiriman uang atau cara pembayaran yang
diinginkan
e)
Hal lain yang perlu, seperti teguran, peringatan, atau
ancaman akan melaporkan kepada bank yang mengeluarkan referensi atau akan
mengadu ke kantor pengadilan
Tahapan pengiriman surat penagihan :
a)
Surat penagihan pertama berisi permintaan agar debitur
membayar utang
b)
Surat penagihan kedua, berisi peringatan pertama karena
debitur lalai membayar utangnya
c)
Surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua, dan
dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar
utangnya, kreditur akan menagih melalui inkaso bank (bila bank dilibatkan dalam
transaksi)
d)
Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga
(peringatanu
terakhir) dan dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur
tidak melakukan pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak pengadilan
perdata.
11.
Surat Pengiriman Pembayaran
Isi surat pengiriman pembayaran :
a)
Jumlah barang yang diterima
b)
Harga faktur yaitu harga yang harus dibayar
c)
Waktu pembayaran
d)
Cara pembayaran
e)
Besarnya pembayaran
f)
Bukti pembayaran
Waktu pembayaran :
a)
Dibayar dimuka, yaitu pembeli membayar barang sebelum
barang ada atau diterima (kredit pembeli)
b)
Dibayar kontan (cash), yaitu pembayaran harga
barang-barang dilakukan secara tunai bersama-sama dengan surat pesanan
c)
Dibayar dibelakang, yaitu pembayaran dilakukan beberapa
lama setelah barang diterima. (kredit penjual)
Alat pembayaran :
a)
Uang tunai atau uang kartal
b)
Surat-surat berharga, misalnya cek, wesel, giro.
c)
Pemindahan pembukuan (over booking) atas uang yang ada
di bank
Cara pengiriman uang :
a)
Dikirim sendiri oleh pembeli/wakilnya
b)
Dikirim melalui poswesel
c)
Dikirim melalui bank
Potongan harga:
a)
Potongan tunai / kontan
b)
Potongan rabat
c)
Korting (diskon)
Potong harga :
a)
Tunai, yaitu potongan harga diberikan penjual kepada
pembeli karena pembayaran dilakukan secara tunai dan biasanya dinyatakan dengan
persen
b)
Rabat, potongan harga karena membeli dalam jumlah besar
yang mungkin untuk dijual lagi
c)
Diskon, jika barang akan dijual lagi, pembeli sebagai
pelanggan, alat promosi, barangnya ada yang cacat
12.
Surat Penangguhan Pembayaran
Surat dari pembeli ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk minta
penangguhan atau pengunduran waktu pembayaran.Isi surat penangguhan pembayaran :
a)
Sebab/alasan permintaan penangguhan pembayaran
b)
Kapan dan dengan cara bagaimana utang tersebut akan
dilunasi
c)
Penyesalan atau permintaan maaf atas penundaan tersebut
d)
Hal-hal lain yang dapat meyakinkan kreditur, bahwa
utang tersebut akan segera dilunasi
Cara menyusun surat penangguhan pembayaran :
a)
Hubungkan dengan surat pengiriman barang
b)
Jelaskan bahwa pembayaran belum dapat dilakukan dengan
disertai bukti dan alasan yang kuat
c)
Jelaskan kapan utang tersebut dapat dilunasi
d)
Jelaskan cara pelunasan utang tersebut
e)
Nyatakan permohonan maaf atas penundaan
f)
Bila perlu sampaikan hal-hal lain yang dapat meyakinkan
penjual
g)
Akhiri dengan ucapan terima kasih
Komentar
Posting Komentar