Korespondensi

SURAT NIAGA

Surat niaga disebut juga sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.

Pertukaran informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat sebagai medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai korespondensi niaga.

Macam-macam surat niaga/surat bisnis

1.       Surat Perkenalan (introduction letter)

2.       Surat Permintaan penawaran (letter of inquiry)

3.       Surat Penawaran (offered)

4.       Surat Pesanan (ordered atau purchase order/PO)

5.       Surat Pemberitahuan pengiriman barang/surat konfirmasi barang

6.       Surat Penolakan Pesanan

7.       Surat Pengiriman Pesanan

8.       Surat Pengaduan dan

9.       Surat Penyelesaian pengaduan

10.   Surat Penagihan dan jawabannya

11.   Surat Pengiriman Pembayaran

12.   Surat Penangguhan Pembayaran

Dalam menulis surat niaga ada juga hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:

a)      Menetapkan tujuan

b)      Menetapkan isi surat

c)      Nama dan jenis barang

d)     Merk dan kualitas barang

e)      Banyak barang yang ditawar

f)       Penetapan tata urutan isi surat

g)      Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu

h)      Hindari penggunaan singkatan

1.         Surat Perkenalan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat perkenalan adalah:

a)      Penggunaan bahasa yang sopan dan hormat perlu mengenalkan:

a)      Nama perusahaan,

b)      Alamat perusahaan dan nomor teleponnya,

c)      Bidang usahanya,        

d)     Manfaat atas barang yang dikenalkannya

b)      Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya atau lamanya berdiri

c)      Bahasa yang digunakan mampu meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang ditawarkan mempunyai kualitas yang tinggi

Hal-hal yang perlu dilampirkan:

a)      Surat izin dari pemerintah daerah setempat

b)      Surat izin usaha perdagangan

c)      Neraca terakhir dari perusahaan

d)     Surat rekomendasi dari bank

e)      Surat rekomendasi dari instansi yang menjadi langganan

f)       Susunan struktur organisasi

Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah:

a)      Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

b)      Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai

c)      Pekerjaan/projek yang pernah ditangani

d)     Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

e)      Khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2.         Surat Permintaan Penawaran

 Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

a)      Nama dan jenisbarang

b)      Ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain

c)      Harga satuan

d)     Potongan harga

e)      Brosur

f)       Cara pembayaran

g)      Cara penyerahan

h)      Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi,   dan lain- lain yang merupakanlayananpenjual (after sales service)

3.         Surat Penawaran

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran:

a)      Nama/jenis barang yang ditawarkan

b)      Kualitas, merk barang

c)      Jumlah barang yang ditawarkan

d)     Harga satuan

e)      Potongan harga yang diberikan

f)       Syarat pembayaran

g)      Cara pengiriman

Syarat surat penawaran yang harus dipenuhi :

a)      Bahasa surat harus menarik.

b)       Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.

c)      Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yangditawarkan.

d)     Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar.

4.         Surat Pesanan

 Yang penting di dalam surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

a)      Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.

b)      Jurnlah atau banyaknya pesanan.r

c)      Cara pembayann.

d)     Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.

e)      Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).

Surat pengiriman pesanan berisi :

a)      Berdasarkan order yang mana barang dikirim

b)      Jenis barang apa saja yang dikirim

c)      Berapa jumlah barang yang dikirim

d)     Dengan alat angkut apa barang yang dikirim

e)      Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu

5.         Surat konfirmasi Pesanan

Dalam menyusun surat konfirmasi pengiriman barang tersebut ada beberapa hal penting yang harus kita perhatikan yaitu sebagai berikut:

a)      Referensi surat pemesanan barang yang masuk sebelumnya

b)      Informasi tanggal pengiriman

c)      Informasi kapan barang yang dikirim akan sampai kepada pemesan

Selain beberapa hal di atas biasanya akan ada juga informasi mengenai dokumen lain yang perlu ditandatangani oleh si penerima atau pemesan.

6.         Surat Penolakan Pesanan

Syarat membuat surat penolakan pesanan, yaitu:

a)      Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya

b)      Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis

c)      Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena:

a)      barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis,

b)      tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang,

c)       tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).

7.         Surat Pengiriman Pesanan ( Barang)

Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan maksud untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikrim ke alamat pembeli. Pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang harus disertai dengan faktur. Bila barang yang dikirimkan mrnggunakan peti, maka harus dilampiri packing list.

Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang, antara lain:

a)      Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik.

b)      Sebagai pedoman untuk pengiriman barng.

c)      Sebagai alat untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan yang dipesan.

d)     Sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar

Hal-hal yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang adalah:

a)      Nama dan jenis barang yang akan dikirim.

b)      Jumlah barang.

c)      Harga barang.

d)     Kualitas barang.

e)      Cara pengangkutan barang.

f)       Cara pengepakan.

g)      Keterangan-keterangan lain yang dilampirkan.

Penyusunan surat pemberitahuan pengiriman barang adalah sebagai berikut:

a)       Hubungkan dengan surat terdahulu.

b)      Beri penghargaan kepada pemesan.

c)      Beri keyakinan kepada pemesan bahwa pesanan dilakukan dengan sebaik-baiknya.

d)     Beri alas an yang jelas bila pesanan tidak dapat dipenuhi.

e)      Akhiri dengan memberikan harapan yang positif.

Dalam pengiriman barang pesanan pembeli, penjual harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

a)      Bungkus barang dengan baik agar tidak rusak rusak atau hilang.

b)      Perhatikan waktu yang ditetapkan pembeli agar tidak terlambat.

c)      Hindari kekeliruan pengiriman barang agar tidak membuang waktu.

d)     Gunakan transportasi yang sesuai.

e)      Beri kode/tanda yang mudah dikenali pada pengiriman barang dengan peti.

Faktur
Faktur merupakan surat bukti perhitungan atas barang-barang yang diperjualbelikan serta potongan yang diberikan dari perhitungan harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual beli dibagi tiga, yaitu;

a)      Faktur biasa, merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan transaksi jual beli.

b)      Faktur performa, merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata PROFORMA.

c)      Faktur konsuler, faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya, eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada di New York

8.         Surat Pengaduan/Penuntutan

Surat penuntutan (claim) adalah surat tuntutan ganti rugi dari pihak yang merasa dirugikan kepada pihak yang dianggap merugikan atau bersedia menanggung kerugian
Ada beberapa kasus atau sebab – sebab yang mengakibatkan timbulnya penuntutan, diantaranya;

a)       Barang tidak sesuai dengan pesanan

b)      Barang sangat terlambat

c)       Barang rusak

d)      Berat atau jumlah barang berkurang

e)       Barang hilang

f)       Barang musnah karena kecekalaan

Jenis tuntutan yang diajukan tentunya harus disesuaikan, dapat berupa:

a)      Minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau karena pengiriman barang sangat terlambat

b)      Minta dikirim barang baru sebagail pengganti barang yang kurang, rusak, atau hilang dengan ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang merugikan

c)      Minta potongan khusus (refaksi) karena kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang yang rusak

d)     Membatalkan pesanan dan minta uang kembali apabila pembayaran telah dilakukan

Pengajuan tuntutan kepada pihak yang dianggap merugikan harus memperhatikan syarat-syarat:

a)      Penuntutan harus berdasarkan kejujuran dan keadilan

b)      Penuntutan harus didukung alasan yang logis dengan bukti yang kuat

c)      Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus wajar dan sesuai dengan kerugian yang dialami

d)     Surat penuntutan diajukan dengan bahasa yang sopan, tetapi jelas dan lugas

9.         Surat Penyelesaian Pengaduan

Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :

• Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
• Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
• Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
• Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
• Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang

10.       Surat Penagihan

Pengiriman surat penagihan dilakukan oleh kreditur bila debitur tidak membayar utangnya pada tanggal jatuh tempo, tanpa memberitahukan penangguhan pembayaran kepada kreditur. Penulisan surat penagihan hendaknya dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab debitur yang tidak/belum membayar utangnya mungkin karena tidak sengaja, mungkin lupa, atau dalam kesulitan keuangan. Dalam gaya pasti, tetapi dengan tindakan yang hati-hati, ramah, dan sopan untuk mendapatkan hasil penagihan tanpa merusak hubungan baik. Tujuan penagihan bukan semata-mata mendapat uang, melainkan juga untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak debitur.
Pokok-pokok yang perlu dikemukan dalam surat penagihan adalah mentyebut :

a)      Tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah berlalu

b)      Tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal tersebut berlalu

c)      Besarnya tunggakan yang harus dibayar oleh debitur

d)     Cara pengiriman uang atau cara pembayaran yang diinginkan

e)      Hal lain yang perlu, seperti teguran, peringatan, atau ancaman akan melaporkan kepada bank yang mengeluarkan referensi atau akan mengadu ke kantor pengadilan

Tahapan pengiriman surat penagihan :

a)      Surat penagihan pertama berisi permintaan agar debitur membayar utang

b)      Surat penagihan kedua, berisi peringatan pertama karena debitur lalai membayar utangnya

c)      Surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua, dan dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya, kreditur akan menagih melalui inkaso bank (bila bank dilibatkan dalam transaksi)

d)     Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatanu terakhir) dan dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak pengadilan perdata.

11.       Surat Pengiriman Pembayaran

Isi surat pengiriman pembayaran :

a)      Jumlah barang yang diterima

b)      Harga faktur yaitu harga yang harus dibayar

c)      Waktu pembayaran

d)     Cara pembayaran

e)      Besarnya pembayaran

f)       Bukti pembayaran

Waktu pembayaran :

a)      Dibayar dimuka, yaitu pembeli membayar barang sebelum barang ada atau diterima (kredit pembeli)

b)      Dibayar kontan (cash), yaitu pembayaran harga barang-barang dilakukan secara tunai bersama-sama dengan surat pesanan

c)      Dibayar dibelakang, yaitu pembayaran dilakukan beberapa lama setelah barang diterima. (kredit penjual)

Alat pembayaran :

a)      Uang tunai atau uang kartal

b)      Surat-surat berharga, misalnya cek, wesel, giro.

c)      Pemindahan pembukuan (over booking) atas uang yang ada di bank

Cara pengiriman uang :

a)      Dikirim sendiri oleh pembeli/wakilnya

b)      Dikirim melalui poswesel

c)      Dikirim melalui bank

Potongan harga:

a)      Potongan tunai / kontan

b)      Potongan rabat

c)      Korting (diskon)

Potong harga :

a)      Tunai, yaitu potongan harga diberikan penjual kepada pembeli karena pembayaran dilakukan secara tunai dan biasanya dinyatakan dengan persen

b)      Rabat, potongan harga karena membeli dalam jumlah besar yang mungkin untuk dijual lagi

c)      Diskon, jika barang akan dijual lagi, pembeli sebagai pelanggan, alat promosi, barangnya ada yang cacat

12.       Surat Penangguhan Pembayaran

Surat dari pembeli ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk minta penangguhan atau pengunduran waktu pembayaran.
Isi surat penangguhan pembayaran :

a)      Sebab/alasan permintaan penangguhan pembayaran

b)      Kapan dan dengan cara bagaimana utang tersebut akan dilunasi

c)      Penyesalan atau permintaan maaf atas penundaan tersebut

d)     Hal-hal lain yang dapat meyakinkan kreditur, bahwa utang tersebut akan segera dilunasi

Cara menyusun surat penangguhan pembayaran :

a)      Hubungkan dengan surat pengiriman barang

b)      Jelaskan bahwa pembayaran belum dapat dilakukan dengan disertai bukti dan alasan yang kuat

c)      Jelaskan kapan utang tersebut dapat dilunasi

d)     Jelaskan cara pelunasan utang tersebut

e)      Nyatakan permohonan maaf atas penundaan

f)       Bila perlu sampaikan hal-hal lain yang dapat meyakinkan penjual

g)      Akhiri dengan ucapan terima kasih