MAKALAH KEARSIPAN (SISTEM SUBJEK)

MODUL KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN SYSTEM SUBJEK

Tugas ini dibuat untuk memenuhi salah satu nilai kompetensi Administrasi Kepegawaian

Disusun Oleh :

Datia Sabela

9424

XII - AP1

Administrasi Perkantoran

SMK NEGERI 15 JAKARTA

Jalan Mataram I, Kebayoran Baru

Jakarta Selatan 12110

Tahun 2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami telah diberikan kemudahan dalam menyelesaikan penyusunan modul kearsipan system subjek ini.

Tujuan penyusunan modul ini adalah untuk memenuhi nilai kompetensi Administrasi Kepegawaian dan untuk memperkaya pengetahuan dan keterampilan siswa/i. Modul system subjek ini terdiri dari materi, soal teori dan praktek.

Kami menyadari modul ini belum sempurna, oleh karena itu berikanlah kritik dan saran guna membangun dan menciptakan daya cipta dan daya guna modul ini.

Jakarta, 29 November 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL…...…………………………………………………………………...i

KATA PENGANTAR.……………………………………………………………………..ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………....................iii

BAB I URAIAN TEORI

A.    Pengertian Sistem Subjek……………………………………………………..………..1

B.     Tujuan Sistem Subjek………………………………………………………………..…1

C.     Kelebihan Sistem Subjek……………………………….……………………………....1

D.    Kekurangan Sistem Subjek…………..…………………………………………….…...1

E.     Perlengkapan Sistem Subjek…………………………………………………………...2

F.      Istilah – Istilah Sistem Subjek………………………………………………………….5

G.    Proses Penyimpanan Arsip……………………………………………………………..5

H.    Proses Penemuan Kembali Arsip………………………………………………………6

BAB II TEORI PRAKTEK

A.    Soal Pilihan Ganda……………………………………………………………………..8

B.     Soal Essay……………………………………………………………………………..10

C.     Lembar Kunci Jawaban  ..…………………………………………………………….11

D.    Soal Praktek…………………………………………………………………………...12

E.     Buku Agenda Tunggal………………………………………………………………...27

F.      Daftar Klasifikasi Surat……………………………………………………………….28

G.    Susunan Laci Sistem Subjek………………………………………………………….29

BAB III PENUTUP

A.    Kesimpulan…………………………………………………………………………....30

B.     Saran…………………………………………………………………………………..30

BAB I

TEORI MATERI

A.    PENGERTIAN SISTEM SUBJEK

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

B.     TUJUAN SISTEM SUBJEK

·         Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam

·         Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

·         Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut:

-          Tingkat I   : Masalah utama (masalah yang paling luas)

-          Tingkat II  : Sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)

-          Tingkat III            : Sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

C.    KELEBIHAN SISTEM SUBJEK

• Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
• Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

D.    KEKURANGAN SISTEM SUBJEK

• Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
• Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

E.     PERLENGKAPAN SISTEM SUBJEK

1.      Filling Cabinet

Kebutuhan filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. satu laci fillng cabinet dapat memuat satu masalah utama. Jika masalah utama ada 10, maka diperlukan 10 laci ( 3 filling cabinet @ 4 laci ). Dapat juga satu laci untuk memuat satu sub masalah.

2.      Guide

Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah, ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah, maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub sub masalah.

3.      Hanging folder

Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah masalah yang ada pada tingkatan terakhir.

4.      Kartu indeks

Setiap satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu indeksnya. Jadi, semua surat yang disimpan mempunyai kartu indeks.

5.       Kartu tunjuk silang

Tidak semua surat yang disimpan dibuat kartu tunjuk silang. Tetapi hanya surat – surat yang berisikan lebih dari satu masalah, baru dibuatkan tunjuk silang.

6.      Rak Sortir

Diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek. Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.

7.      Cardex

Digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad.

F.     ISTILAH – ISTILAH SISTEM SUBJEK

1.      Judul/ caption. Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama. Judul/ caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip.

2.      Indeks. Merupakan daftar atau tabel yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan dari abjad dan nomor.

3.      Klasifikasi. Pengelompokan surat/naskah secara logis dan sistematis berdasarkan sistem tertentu. Jadi dalam pengelompokan atau penggolongan arsip/naskah dinas harus ada acuan atau patokan yang dianut, yaitu suatu yang sistem yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/instansi yang bersangkutan. Hal ini penting agar ada keteraruran dan kepastian.

4.      Unit. Yaitu satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

5.      Kode. Adalah tanda atau simbol yang tertulis atau yang ditulis  di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

6.      Dosir. Istilah dosir (bahasa Belanda : dosier) berarti kumpulan arsip yang mempunyai pokok masalah yang sama, yang ditempatkan pada suatu pokok masalah yang sama dan ditempatkan pada suatu tempat tertentu atau alat tertentu. Alat yang digunakan misalnya ordner, stofmap, snelhechter, dsb.

G.    PROSES PENYIMPANAN ARSIP

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan system sistemyang lain, yaitu sebagai berikut.

1.      Memeriksa tanda pelepas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

2.      Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

3.      Mengkode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomorsubjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

4.      Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

5.      Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

H.    PROSES PENEMUAN KEMBALI

Langkah-lanhkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :

1.      Tentukan subjek surat yang dicari

Contoh :

Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT ( surat pemberitahuan pajak ) tahun 2008. Oleh karena itu, afifah sebagai arsiparis menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT

2.      Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek. Contoh : kepegawaian= cuti, cuti melahirkan, cuti sakit. Keuangan= kredit, pajak.

3.      Menentukan kode surat

Contoh : surat tersebut kodenya PPh

4.      Mencari arsip pada tempat penyimpanan

Contoh: arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di dalam hanging folder berkode PPh

5.      Mengambil arsip pada tempat penyimpanan

Ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

6.      Mengambil arsip jika memang benar arsip yang dicari

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

7.      Memberikan arsip pada peminjam

Jika tidak mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui nama orang / perusahaan sebagai identitas surat yang dicari. Untuk demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks.

Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya :

1.      Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat. Contoh: Andika ingin mencari arsip atas nama gunawan wubisono, tetapi dia tidak mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah gunawan wibisono.

2.      Indekslah nama tersebut. Contoh : Indeks nama dari gunawan wibisono adalah, wibisono, gunawan

3.      Tentukan kodenya, yaitu Wi

4.      Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi.

5.      Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

6.      Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek

7.      Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti.

8.      Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

9.      Serahkan arsip pada peminjam beerikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

10.  Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.

BAB II

TEORI PRAKTEK

A.    SOAL PILIHAN GANDA

1.      Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Merupakan pengertian dari…

a.       Sistem penyimpanan                                       d. Sistem manual

b.      System subjek                                                 e. Sistem acak

c.       System abjad

2.      Penyusunan daftar klasifikasi subjek terbagi menjadi…. Masalah.

a.       1                                                                      d. 4

b.      2                                                                      e. 5

c.       3

3.      Tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip system subjek berdasarkan…

a.       Nomor                                                             d. Nama instansi

b.      Tanggal                                                           e. Jabatan

c.       Perihal

4.      Istilah lain dari system subjek adalah…

a.       System pokok masalah                                    d. Terminal digit

b.      System wilayah                                               e. Daftar klasifikasi

c.       System abjad

5.      Yang bukan termasuk perlengkapan system subjek adalah…

a.       Filling cabinet                                                 d. Rak sortir

b.      Guide                                                              e. Sneilhecter

c.       Kartu indeks

6.      Kelemahan system subjek adalah…

a.       Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

b.      Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

c.       Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

d.      Memudahkan klasifikasi.

e.       Cocok untuk semua surat.

7.      Mengindeks dalam sistem subjek artinya…

a.       Menentukan nomor surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

b.      Menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c.       Menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan nama instansi.

d.      Menentukan lampiran – lampiran surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

e.       Menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan agenda yang sudah dibuat.

8.      Berikut yang merupakan tujuan dari system subjek adalah…

a.       Meningkatkan efektifitas tenaga kerja

b.      Mendukung tercapainya tujuan kearsipan

c.       Meningkatkan semangat kerja pegawai

d.      Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

e.       Mendorong semua pegawai agar bekerja aktif dalam peran kearsipan agar semua tujuan tercapai.

9.      Digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad. Merupakan fungsi dari…

a.       Guide                                                              d. Cardex

b.      Filling cabinet                                                 e. Ordner

c.       Mesin fotocopy

10.  Daftar klasifikasi terbagi menjadi… tingkat.

a.       V                                                                     d. II

b.      IV                                                                    e. I

c.       III

11.  Klasifikasi merupakan…

a.       Pengelompokan surat/naskah secara logis dan sistematis berdasarkan sistem tertentu.

b.      Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek.

c.       Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek.

d.      Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.

e.       Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum,

12.  Langkah penyimpanan arsip dalam system subjek terdiri atas…

a.       3                                                                      d. 10

b.      8                                                                      e. 9

c.       7

13.  Menentukan kode surat merupakan langkah – langkah dari proses…

a.       Pemeliharaan arsip                                          d. Penghapusan arsip

b.      Penyimpanan arsip                                          e. Penyusutan arsip

c.       Penemuan kembali arsip

14.  Jika ada surat keluar yang perihalnya surat perintah maka surat tersebut tergolong…

a.       Cuti                                                                 d. Lamaran

b.      Diklat                                                              e. Tugas

c.       Kerjasama

15.  Jika ada surat masuk yang perihalnya penawaran diklat maka surat tersebut tergolong…

a.       Cuti                                                                 d. Lamaran

b.      Diklat                                                              e. Tugas

c.       Kerjasama

B.   ESSAY

1.      Apa yang dimaksud dengan system subjek?

2.      Tuliskan 5 proses dalam penyimpanan arsip!

3.      Sebutkan kelemahan system subjek!

4.      Sebutkan kelebihan system subjek!

5.      Apa yang dimaksud daftar klasifikasi?

6.      Sebutkan perlengkapan dalam system subjek!

7.      Apa yang harus dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya?

8.      Apa yang dimaksud dengan Guide?

9.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan Mengindeks dalam proses penyimpanan arsip?

10.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan Mengkode dalam proses penyimpanan arsip?

C.    LEMBAR KUNCI JAWABAN

A.    PILIHAN GANDA

1.      B

2.      A

3.      C

4.      A

5.      E

6.      A

7.      B

8.      D

9.      D

10.  C

11.  A

12.  B

13.  C

14.  B

15.  B

B.     ESSAY

1.      Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

2.      -    Memeriksa tanda pelepas

-          Mengindeks

-          Mengkode

-          Menyortir

-          Menempatkan

3.      1) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

2) Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir samA padahal berbeda satu sama lain.

4.      1) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

2) Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

5.      Daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah – masalah secara sistematis dan logis serta disusun dengna tanda – tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

6.      -    Filling cabinet

-          Guide

-          Folder

-          Kartu indeks

-          Cardex

-          Rak sortir

7.      Langkah – langkahnya sebagai berikut:

·         Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat

Contoh: Andika ingin mencari arsip atas nama gunawan wubisono, tetapi dia tidak mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah gunawan wibisono.

·         Indekslah nama tersebut

Contoh : Indeks nama dari gunawan wibisono adalah, wibisono, gunawan

·         Tentukan kodenya, yaitu Wi

·         Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi.

·         Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

·         Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek

·         Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti.

·         Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

·         Serahkan arsip pada peminjam beerikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

·         Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.

8.      Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

9.      Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

10.  Mengkode yaitu menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut.

       IKATAN PENGUSAHA INDONESIA WILAYAH JAWA, BALI  dan Sekitarnya

Sekretariat Jl. Raya Darmo No. 145 Surabaya (60226)

4 Januari 2016

Nomor             : 22/SP/I/2016

Lampiran         : -

Hal                  : Undangan

Kepada

Yth. Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Kami mengharapkan kehadiran Saudara selaku Ketua Ikatan Pengusaha Indonesia Wilayah Jawa – Bali dan sekitarnya, pada :

Hari, tanggal   : Sabtu, 9 Januari 2016

Pukul               : 08.00 – Selesai

Tempat            : Hotel Sheraton Jalan Embong Malang 25 -32 Surabaya (60261)

Keperluan        :Pemateri Bidang Wirausaha untuk Pengusaha Profesional Indonesia

Atas kehadiran Saudara kami sampaikan terima kasih.

Panitia,

Tamibisono

 

Tamibisono Geral

 KENCANA MOTOR SALES SERVICE

Jalan Raya Cipinang No. 125 A

Jakarta Timur (13240)

5 Januari 2016

Nomor             : 16 KMSS/I/2016

Kepada

Yth. Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Hal      : Pembayaran Ongkos Service

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “MERCEDES BENZ” milik perusahaan Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke Surabaya.

Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan sebesar Rp. 8.700.000,00  (Delapan Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah). Untuk itu kami harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta Selatan.

Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Surya

 

Surya Atmadja

Manager                                                                   

                                                                                                Malang, 12 Januari 2016

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Personalia

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya baca di harian Jawa Pos, tanggal 8 Januari 2016 tentang lowongan pekerjaan, dengan ini saya bermaksud mengajukan permohonan kerja sebagai sekretaris / staf administrasi di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Nama Saya Anisah Prawesti, usia 22 tahun, alamt Jalan Raya Singosari No 22, Malang (65153), Pendidikan lulus SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran dan melanjutkan pendidikan terakhir D1 Sekretaris. Saya mampu berbahasa Inggris secara aktif dan menguasai beberapa program computer MS Word, MS Excel, MS Powerpoint dan Publisher. Saat ini saya baru menyelesaikan pendidikan, tetapi saya yakin dapat bekerja dan melaksasnakan tugas dengan baik.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini saya sertakan beberapa berkas, foto copy Ijasah dan transkrip, pas foto, daftar riwayat hidup serta beberapa berkas lainnya. Besar harapan saya untuk mendapatkan kesempatan bekerja di perusahaan Bapak/Ibu.

Demikian permohonan kerja dari saya. Atas perhatian Bapak/Ibu saya sampaikan terima kasih.

Hormat saya,

	Anisah P

 

Anisah Prawesti

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Nomor : 20/DU-MPR/I/2016                                                              19 Januari 2016

Hal      : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Sarana Lengkap Travel Agent

Jalan Sulawesi III / 23

Surabaya (60281)

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan digunakan pada tanggal 24 – 25 Januari 2016 untuk tujuan Surabaya – Yogyakarta dengan spesifikasi sebagai berikut :

-          Mobil jenis Avanza / Inova

-          Fasilitas : AC, audio, dan Mini TV

-          Sopir berpengalaman dan memiliki izin

Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

	Rafi

 

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. BANGUN GEMILANG

Jalan Mahesa Barat No. 203 Telp (021) 8842945

Semarang (50192)

Nomor             : 21/BG/I/2016                                                            20 Januari 2016

Kepada

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Perihal             : Permintaan Penawaran Mesin – Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan menambah gedung baru.

Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila kami membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

	Purbo S

 

Purbo Sutejo, SH

Personalia

PT. KARYA USAHA MANDIRI

Jalan Cokroaminoto No. 104

Surabaya (60264)

Nomor             : 43/PM/I/2016                                                            21 Januari 2016

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Dengan hormat,

Terima kasih atas waktu yang telah diberikan untuk membicarakn kemungkinan penanganan layanan system Jaringan IT di perusahaan Bapak.

Bapak telah membaca proposal system Jaringan IT serta menyutujui perancangan informasi antar lokasi cabang dan kantor pusat. Demikian pula Bapak telah menyetujui detail anggaran yang dibutuhkan, rencana waktu implementasinya, dan sumber daya yang diperlukan (operasional jaringan).

Kami telah menyiapkan kontrak kerja Proyek PT. Mega Pratama Raya. Apabila disetujui kontrak kerja ini dapat kita tandatangani hari Senin, 25 Januari 2016 di Surabaya Kantor Pusat PT. Wira Karya Sejati. Kami menunggu konfirmasi dari Bapak.

Atas kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Bayu

Hormat kami,

Bayu Perdana, SE

Manager Pemasaran

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Nomor             : 24/DU-MPR/I/2016                                                  25 Januari 2016

Bayu Perdana, SE

Manager Pemasaran

PT . KARYA USAHA MANDIRI

Jalan Cokroaminoto No. 104

Surabaya (60264)

Dengan hormat,

PT. Mega Pratama Raya – Penandatanganan Kontrak Kerja

Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 22 Januari 2016 mengenai penandatanganan kontrak kerja. Kami menyetujui waktu penandatanganannya yaitu Hari Rabu tanggal 27 Januari 2016, pada pukul 10.00 di Kantor kami di Surabaya.

Hormat kami,

	Rafi

 

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. KENCANA GEMILANG

Jalan Raya Pondok Bambu III No. 124

Jakarta (13430)

Nomor             : 32/PM/I/2016                                                            25 Januari 2016

Kepada

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Dengan hormat,

SELAMAT & SUKSES

Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang PT MEGA PRATAMA RAYA di Jalan Gatot Subroto No. 100 Jakarta Selatan (13120).

Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini dapat dilanjutkan untuk masa masa mendatang, baik untuk kepentingan kantor pusat maupun cabang – cabangnya.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami,

	Mahendra

 

Mahendra, SE

Manager Pemasaran

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

NO. 043/DU-MPR/I/2016

Yang bertanda tangan di bawah ini :

            Nama               : RAFI SIJANGGA, SE, MBA

            Jabatan                        : Kepala Devisi Umum

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini :

            Nama               : AAN AMALIA

            Alamat                        : Jl. Ikan Kerapu No. 48 Krembangan

 Surabaya (60177)

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007 sampi dengan 29 Januari 2016, dengan jabatan berakhir Sekretaris Kepala Devisi Pemasaran.

Selama menjadi karyawan kami, Saudari AAN AMALIA telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan hal – hal yang merugikan perusahaan. Yagn bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses dimasa yang akan datang.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Rafi

Surabaya, 01 Februari 2016

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Nomor             : 47/DU-MPR/II/2016                                                            5 Februari 2016

Kepada

        PT. COKRO ELEKTRONIK

               Jl. Achmad Yani No. 23

                     Surabaya (60239)

Perihal             :  Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Februari 2016.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin pemotong kertas sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding machine, kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi.

Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Rafi

Hormat kami,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Reff.                : 50/DU-MPR/II/2016                                                            February 5^th, 2016

Subject                        : Attendance Confirmation

THE GOLDEN BRIDGE

          10, Gentle Road

                   Singapore 309194

Dear Mr. Benjamin,

            I am so pleased for your invitation on “How to be A Wonderful Person” seminar. But unfortunately I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has scheduled before.

            For further, hopefully I can attend your other wonderful invitation. Thank you very much for your understanding.

Rafi

Sincerely yours,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Devisi Manager

PT. COKRO ELEKTRONIK

Jalan Abdul Gani 23 Fax (0341) 9846325

Malang (65311)

Nomor             : 435/PM/II/2016                                                        9 Februari 2016

Kepada

PT. MEGA PRATAMA JAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat pengaduan Saudara tertanggal 5 Februari 2016, tentang

kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah yang kami kirim beberapa waktu lalu.

Kami sunggu menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa yang Saudara

pesan yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami kirimkan secepatnya paling lambat hari Selasa tanggal 11 Februari 2016.

Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kammi setuju untuk dibayar setelah barang

tersebut diterima. Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama kedepan tidak akan terjadi lagi.

Atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

	Cokro

 

Drs. Cokro Abidin

Kabag Pemasaran

PT INDO TANGGUH MULYA

General Trading

Jalan Basuki Rakhmat 212 Surabaya (60271)

Nomor             : 112/SPMS/IM/II/2016                                              10 Februari 2016

Hal                  : Pesanan Peralatan Kantor

Yth. Kepala Devisi Pemasaran

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Dengan hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta brosur

terlampir tanggal 5 Februari 2016 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan seksama dan diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :

No	Jenis Barang	Jumlah Barang
1	Binding machine	5 (lima) unit
2	Mesin Fotocopy merk Bosta type Bs F532	1 (satu) unit
3	Pemotong Kertas merk Bosta type XA 1	5 (lima) unit

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 19 Februari 2016 dan

pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih.

JamesP

 Hormat kami,

James Pradopo, MBA

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No. 24 A

Surabaya (60271)

Nomor             : 56/DU-MPR/II/2016                                                            16 Februari 2016

Yth. Saudari Tasya Asmiranda

Jl. Jenggolo No. 37 Pucang

Sidoarjo (61219)

Perihal             : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang dikirim beberapa waktu

yang lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Sekretarus di perusahaan kami, maka kami mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/tanggal                : Rabu, 3 Februari 2016

Pukul                           : 09.00 s.d 11.00

Tempat                        : Ruang Meeting Devisi Umum

                                                              PT  Mega Pratama Raya

                                                              Jl. Embong Tanjung No. 24 A

                                                              Surabaya (60271)

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari,

kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

	Rafi

 

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

DAFTAR KLASIFIKASI SURAT
SISTEM SUBYEK
NO	PEMBAGIAN	PEMBAGIAN	PEMBAGIAN
	UTAMA	PEMBANTU	KECIL
1	Umum	Undangan Pemateri Seminar	04 Januari 2016
		Ucapan Selamat	25 Januari 2016
		Konfirmasi Kehadiran	05 Februari 2016
2	Kepegawaian	Lamaran Pekerjaan	12 Januari 2016
		Kontrak Kerja	21 Januari 2016
		Surat Keterangan Pengalaman Kerja	01 Februari 2016
		Panggilan Wawancara	16 Februari 2016
3	Pemasaran	Permintaan Penawaran Mesin - Mesin Kantor	20 Januari 2016
		Pesanan Peralatan Kantor	10 Februari 2016
4	Operasional	Pembayaran Ongkos Service	05 Januari 2016
		Sewa Kendaraan	13 Januari 2016
		Surat Persetujuan Kontrak Kerja	25 Januari 2016
		Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin	05 Februari 2016
		Penanggapan Surat Pengaduan	09 Februari 2016

 

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

            Dari pembahasan di atas kita dapat mengambil kesimpulan bahwa pengertian Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi 3 tingkatan, yatu masalah utama, sub masalah, dan sub-sub masalah.

B.     SARAN

           Ketelitian dalam sistem kearsipan sangatlah dibutuhkan dalam sebuah kantor ataupun perusahaan. Dalam sistem subjek atau masalah ini sangat membantu dan mempermudah arsiparis untuk melakukan pekerjaannya menjadi lebih praktis dan lebih mudah menemukannya apabila suatu saat dibutuhkan kembali.

SEMOGA BERMANFAAT TERIMAKASIH:)